A Importância de Planejar o Desenvolvimento de Equipes

Em muitos projetos, quando não são planejadas ações de team building (desenvolvimento de equipes), me arrisco a afirmar que há 100% de chance de ter que parar as atividades para aplicar alguma ação desta natureza.

Estas situações ocorrem por diversas necessidades que se tornam impossíveis de se ignorar:
- Competências essenciais que estejam fragilizadas: trabalho em equipe, proatividade, comunicação entre os membros do time, liderança, entre outras;
- Integração dos participantes do projeto;
- Urgência em aumentar a motivação do time;
- Gestão de conflitos entre os membros da equipe;
- Comemoração do alcance de importantes marcos do projeto;
- etc.

Ao iniciar o planejamento das ações de Gestão da Mudança, o profissional alocado para esta função deve ter em mente a importância de inserir no cronograma as ações de team building.

Tais ações demandam tempo e planejamento, pois dentre elas podemos executar:

- Pesquisas de clima do projeto:
Demandam tempo para elaboração do questionário, aplicação da pesquisa - seja por email, entrega dos questionários ou ainda por entrevistas individuais, compilação dos resultados, elaboração de apresentação executiva e definição de plano de ação;
- Plano de reconhecimento:
Requer a definição da forma de reconhecimento por prêmios, definição dos critérios de premiação, seleção dos prêmios, aquisição e entrega do prêmio em evento a ser definido, planejado e executado;
- Eventos de desenvolvimento:
Para que tais eventos não sejam considerados "perda de tempo", é fundamental identificar as competências a serem trabalhadas na equipe e a necessidade de motivação ou de aumento de credibilidade do projeto, planejar dinâmicas de grupo adequadas ao tema a ser trabalhado, selecionar vídeos motivacionais, definir o discurso da liderança, planejar a execução do evento considerando tempo, logística e ferramenta de avaliação, além da realização do evento e análise posterior da efetividade do mesmo;
- Eventos de integração:
Podem ser realizados em diversos formatos e o que conta é a criatividade, visando que os participantes do projeto estejam cada vez mais integrados.
Sugestão de formatos: café da manhã, almoço, happy hour, atividades de recreação tais como boliche, futebol, paintball, kart, passeios ecológicos, etc.;
- Eventos de comemoração:
Aqui podem ser inseridos os eventos de aniversariantes do mês, kickoff, início ou finalização de fases intermediárias do projeto e go live, dias comemorativos como dia das mães, dia dos pais, Páscoa, Natal, etc;

Dependendo do escopo das ações de team building, será necessário alocar um recurso especialmente para esta função que demandará praticamente o mesmo tempo de execução que as funções de treinamento, comunicação ou impactos organizacionais.

Cristiane Gazel Trindade


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Gestão da Mudança: Luxo ou Necessidade?

Ao contratar os serviços de uma consultoria para execução de um projeto de transformação da empresa, muitos executivos "cortam" as ações de gestão da mudança, achando que eles próprios podem realizar o treinamento ou a comunicação do projeto, desconsiderando a análise de impactos organizacionais, a gestão dos stakeholders (líderes, formadores de opinião) ou mesmo a avaliação de clima da equipe do projeto.

Ao fazer isso, os gestores do projeto irão se deparar com situações que poderão comprometer o sucesso do projeto, colocando em risco todo o investimento realizado.

Ao negligenciar o fator humano em projetos de mudança, as seguintes consequências poderão ocorrer, listadas de acordo com as dimensões de gestão da mudança:

1) Desenvolvimento da equipe do projeto
- Desmotivação
- Descomprometimento
- Inexistência de senso de propriedade
- Falta de integração na equipe
- Individualismo
- Diversos erros no desenho da solução
- Boicote por parte dos integrantes
- Atrasos no cronograma

2) Gestão de stakeholders
- Falta de patrocínio para o projeto
- Descomprometimento
- Inexistência de priorização para o projeto
- Não liberação de recursos para o projeto
- Sentimento de perda de tempo, esforço e dinheiro
- Indisponibilidade de tempo para repasse de informações
- Cascateamento da descrença no projeto para os funcionários

3) Impactos Organizacionais
- Aumento dos riscos da implementação
- Estruturas física e organizacional desalinhadas com as necessidades da implementação
- Usuários despreparados
- Falta de visão nas necessidades de mudança no desempenho de funções
- Falta de visão nos impactos em decorrência da descontinuação de sistemas e interfaces
- Mapeamento incorreto de público alvo
- Falta de atualização de normas e procedimentos

4) Treinamento
- Erro no mapeamento de necessidades de treinamento
- Usuários não identificados
- Planejamento do mapa de cursos não otimizado
- Cursos não identificados ou mal dimensionados
- Instrutores não capacitados
- Falta de didática no material de treinamento
- Ausência de exercícios de fixação
- Aprendizado não efetivo
- Problemas com convocação de usuários
- Falta de feedback sobre o treinamento
- Problemas na infra-estrutura e logística de treinamento
- Excesso de faltas dos usuários nos cursos
- Perda de produtividade após a implementação
- Excesso de dúvidas e erros após a implementação

5) Comunicação e envolvimento
- Falta de informação para as áreas sobre mudanças, benefícios e impactos para suas tarefas
- Falta de feedback, obtenção de sugestões e dúvidas dos usuários
- Perda de oportunidade para obter envolvimento das áreas impactadas
- Geração de ruídos, medos e ansiedade em relação à mudança, gerando perda de produtividade no decorrer do projeto
- Resistência à mudança
- Boicote das áreas em relação à implementação do projeto

Desta forma, é fundamental que ações de gestão da mudança sejam realizadas por um profissional experiente e qualificado, pois são vitais para o sucesso de um projeto de mudança, trazendo um enorme valor agregado para a empresa e fazendo toda a diferença.

Cristiane Gazel Trindade


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Mas afinal, o que é Gestão da Mudança?

Como profissional desta prática, me deparei diversas vezes com gestores e até mesmo com consultores técnicos ou funcionais que não possuiam o conhecimento do que realmente é a Gestão da Mudança.

Em qualquer processo de mudança dentro de uma organização, seja implementação de sistemas, reestruturação organizacional, redesenho de processos, governança corporativa, fusões e aquisições, etc., é absolutamente normal e esperado que as pessoas tenham algum tipo de reação, positiva ou negativa, variando para cada indivíduo, embora todas devam ser trabalhadas.

Desta forma, a Gestão da Mudança é um conjunto de ações que visa influenciar as pessoas de forma a aumentar as chances de sucesso de uma iniciativa de mudança organizacional. Estas ações abrangem comunicação, treinamento, análise dos impactos organizacionais decorrentes da mudança, gerenciamento dos formadores de opinião e desenvolvimento de equipes.

Cada mudança é única e deve ser tratada desta forma, embora possa ser usada como base a mesma metodologia, adequando-a para cada projeto e para cada organização.

Cristiane Gazel Trindade

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